Terminy do rozliczeń przedsiębiorcy

Każda osoba rozpoczynająca bądź likwidująca prowadzenie własnej działalności gospodarczej powinna wywiązywać się z nałożonych na nią z tego tytułu obowiązków. Zobowiązana jest je realizować w określonych terminach. Niedopilnowanie niektórych z nich może wiązać się z konsekwencjami finansowymi.

7 dni na zgłoszenie

• przedsiębiorcy i pracownika do ubezpieczeń w ZUS

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej zgłasza siebie do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS (bądź tylko do ubezpieczenia zdrowotnego). Czynności tej dokonać powinien w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. W tym celu składa w ZUS formularz:

• ZUS ZUA - gdy z prowadzonej działalności podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu bądź
• ZUS ZZA - gdy z firmy obowiązkowe jest dla niego wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudni np. pracownika, to również zobowiązany jest go zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Przedmiotowego zgłoszenia zawsze dokonuje na formularzu ZUS ZUA, w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Termin ten należy liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy. Jeżeli ostatni dzień tego terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to w takiej sytuacji zgłoszenia dokonuje się w najbliższym następnym dniu powszednim (przykład).

• członków rodziny

Każda osoba podlegająca obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego ma obowiązek zgłosić do tego ubezpieczenia członka rodziny spełniającego wymagane ku temu warunki. Przy czym pracownik samodzielnie nie zgłasza rodziny do wskazanego ubezpieczenia. Dokonuje tego za pośrednictwem swojego pracodawcy. Informację o członku rodziny uprawnionym do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego przekazuje mu w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności powodujących konieczność dokonania takiego zgłoszenia. Dopiero na tej podstawie pracodawca zgłasza członka rodziny pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego.

Rozliczenia do 10. lub 15. dnia miesiąca

Płatnik składek z racji prowadzonej pozarolniczej działalności zobowiązany jest przekazywać do ZUS prawidłowo sporządzone dokumenty rozliczeniowe. Gdy rozlicza w nich składki wyłącznie za siebie, wówczas składa w ZUS jedynie deklarację rozliczeniową - formularz ZUS DRA (o ile nie spełnia warunków do zwolnienia z obowiązku jej przekazywania). Jeżeli rozlicza je także za inne osoby ubezpieczone (np. za pracowników, zleceniobiorców, osobę współpracującą), wtedy wraz z deklaracją rozliczeniową przekazuje za siebie i zatrudnione osoby odpowiednie imienne raporty miesięczne. Mowa tu o raporcie:

• ZUS RCA - wykazuje się w nim należne składki i wypłacone świadczenia,
• ZUS RZA - podaje się w nim informacje o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
• ZUS RSA - informuje się w nim o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek spowodowanych, np. niezdolnością do pracy z powodu choroby.

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty rozliczeniowe płatnik składek przekazuje do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie nie później niż do:

• 10. dnia następnego miesiąca - jeżeli opłaca składki wyłącznie za siebie lub
• 15. dnia następnego miesiąca - jeśli opłaca składki za siebie i inne osoby ubezpieczone.

W tych samych terminach opłaca należne składki ubezpieczeniowe za siebie i inne osoby zatrudnione w firmie. Jeżeli z jakichś powodów opóźni się z zapłatą składek ubezpieczeniowych do ZUS, to powinien pamiętać o tym, że od składek opłaconych po terminie należne są odsetki za zwłokę.

7 dni na wyrejestrowanie z ubezpieczeń

• pracownika i członków jego rodziny

Jeżeli zawarta z pracownikiem umowa o pracę ulega rozwiązaniu, to pracodawca zobowiązany jest również poinformować o tym fakcie ZUS. Informację taką przekazuje do organu rentowego na formularzu ZUS ZWUA. Za pomocą tego dokumentu wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Czynności tej powinien dokonać w terminie 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy. Przy czym jako datę wyrejestrowania należy wpisać w tym formularzu następny dzień po dniu, w którym rozwiązana została z pracownikiem umowa o pracę.

Jeżeli pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, to pracodawca wraz z wyrejestrowaniem pracownika po ustaniu stosunku pracy zobowiązany jest też wyrejestrować z ubezpieczenia zdrowotnego takie osoby. Dokonuje tego na formularzu ZUS ZCNA.

ZUS ZCNA - druk zgłoszenia i wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego.

• przedsiębiorcy

Również przedsiębiorca, który podejmie decyzję o likwidacji swojej firmy, powinien dokonać wyrejestrowania siebie (jako osoby ubezpieczonej) z ubezpieczeń w ZUS. Czynności tej dokonuje na formularzu ZUS ZWUA. Pamiętać należy o tym, że przedsiębiorca likwidujący swoją działalność nie składa w ZUS wyrejestrowania płatnika składek na formularzu ZUS ZWPA. Ten dokument sporządzi za niego ZUS na podstawie danych z wniosku CEIDG-1 oraz kopii decyzji o wykreśleniu przedsiębiorcy z ewidencji otrzymanych z CEIDG.

Przykład

Pan Antoni do pomocy przy prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zatrudnił pracownika. Osoba ta podjęła u niego pracę w dniu 30 grudnia 2013 r. Od tego więc dnia powstał dla niej obowiązek ubezpieczeń w ZUS. Ostatni dzień 7-dniowego terminu na zgłoszenie tego pracownika do ubezpieczeń w ZUS przypadał 6 stycznia 2014 r., tj. w dzień ustawowo wolny od pracy. W związku z tym ostatnim dniem terminu na dokonanie tego zgłoszenia był 7 stycznia 2014 r.

Gazeta Podatkowa nr 4 (1045) z dnia 13.01.2014, strona 8

Dział: Składki ZUS